Muitos especialistas acreditam que uma segunda onda do corona vírus está vindo. E, você precisa de um plano claro e bem definido para se preparar para um segundo bloqueio nos negócios. As estatísticas apoiam essa ideia. No início de outubro, a Espanha, por exemplo, estava com mais de 10.000 novos casos diários. Se o resto do mundo seguir esse padrão, muitos países, incluindo Estados Unidos, Brasil e Rússia, podem não ter visto o pior ainda. 

Durante a primeira quarentena, muitas empresas mal conseguiram sobreviver. 
A questão é, como preparar sua empresa para um segundo – e potencialmente mais longo – bloqueio. A palavra – chave é Comunicação.

As 5 etapas neste artigo garantirão que sua empresa tenha as comunicações de que precisa não apenas para sobreviver, mas para prosperar nos próximos meses e continuar crescendo.

Construir uma solução abrangente que lida com os desafios únicos de uma quarentena, tanto para seus clientes quanto para sua equipe é primordial. As pessoas precisam entrar em contato. Eles precisam conversar, compartilhar ideias e ver uns aos outros. É importante ver as expressões faciais, ler a linguagem corporal e construir conexões pessoais, mesmo quando você está conectado online. 

O que sua empresa precisa fazer para se preparar a um possível segundo bloqueio:

1 – Invista em comunicações

A verdade é que se os clientes conseguirem entrar em contato com facilidade, eles continuarão a fazer negócios. Se sua equipe puder se comunicar com eficácia, eles continuarão a ser produtivos. Mas antes de discutirmos os detalhes disso, é importante ver o quadro geral. Não basta fornecer diferentes maneiras de entrar em contato.

Para alcançar a continuidade dos negócios, as comunicações precisam ser profissionais, confiáveis ​​e econômicas. Seu sistema deve oferecer o seguinte:

• Integração: Os canais de comunicação mencionados abaixo devem fazer parte de um único sistema telefônico comercial. Durante uma chamada, os membros da equipe devem ser capazes de mudar para uma chamada de vídeo e compartilhar telas com apenas alguns cliques. A experiência para os clientes deve ser perfeita.

• Qualidade e segurança: se a equipe estiver usando aplicativos aleatórios, não há garantia de qualidade ou segurança. Um sistema de comunicação integrado pode oferecer ambos.

• Escalabilidade: Conforme sua empresa cresce, a necessidade de comunicações eficazes também aumentará – mesmo após o surto de corona vírus. Sua rede de comunicação precisa crescer com você de forma fácil e econômica.

O Sistema de telefonia 3CX reúne todos esses itens. As comunicações unificadas mantêm a sua imagem profissional, aumentam a qualidade e garantem a segurança. Isso também significa que você está fornecendo todas as ferramentas de que sua equipe precisa. Portanto, eles não estão perdendo tempo procurando ferramentas online gratuitas, apenas para passar por uma segunda quarentena.

Mais importante ainda, beneficia os clientes. Eles sempre saberão como entrar em contato e sempre terão uma resposta. Como resultado, ele mantém sua empresa na trajetória certa. Você manterá a produtividade e o profissionalismo – sem um grande impacto de custo para o seu negócio.

2 – Estabelecer comunicação multicanal para clientes

Que métodos de contato seus clientes preferem? Eles telefonam? Visitam seu site? Seus clientes podem já estar em uma quarentena local e precisam se adaptar de acordo. Além da disponibilidade confiável do telefone, você terá as seguintes opções:

Chat ao vivo: o chat ao vivo oferece aos clientes uma maneira fácil de entrar em contato com você a partir do seu site. Com 3CX, eles podem facilmente elevar para uma chamada telefônica ou chat de vídeo.

Mensagens de texto comerciais: SMS é rápido e conveniente. Muitos clientes preferem enviar SMS, e você precisa poder atender de qualquer lugar, usando o telefone da sua empresa.

Facebook Messenger: Os novos clientes principalmente encontrarão sua página do Facebook e entrarão em contato nela. Você precisa de presença online nas plataformas de mídias sociais certas. Mas você também precisa de engajamento. Certifique-se de ter um plano e as ferramentas para responder em tempo útil.

Eles devem ser integrados ao seu sistema de comunicação. A integração permitirá que você mantenha o controle de suas mensagens e responda a tempo aos clientes. Sem entrar em aplicativos diferentes a cada vez.

3CX reúne tudo isso no recurso de chat ao vivo. Assim, qualquer membro designado da equipe verá as mensagens assim que chegarem e poderão responder a tempo.

3 – Fornece comunicação e colaboração fáceis para sua equipe

As práticas recomendadas sugerem que a equipe deve ter uma variedade de ferramentas de comunicação para trabalho remoto, tanto para se comunicarem entre si quanto com os clientes. Aqui estão alguns canais de comunicação que você pode ter em mãos:

• Telefones da web: um telefone da web com todos os recursos é essencial. Isso permitirá que funcionários remotos atendam chamadas de clientes, transfiram-nos para colegas e façam chamadas. Eles também poderão ligar para outros ramais e verificar o seu correio de voz. Ele manterá todas as informações de contato do cliente juntas em um só lugar.
• Aplicativos móveis para trabalho remoto: mesmo quando estão longe de seus computadores, os membros remotos da equipe devem ser capazes de atender o ramal do escritório em seus dispositivos móveis. Sem mencionar a videoconferência, mensagens de texto e outros recursos do telefone comercial.
• Chamadas de vídeo e conferência: permite que a equipe faça reuniões virtuais com os clientes ou faça uma chamada rápida face a face com um colega. Pode ser necessário substituir o treinamento no local por aulas online.

Possivelmente veremos medidas da quarentena nos negócios, a médio prazo, se não antes. Mas antes mesmo disso, sua equipe precisará seguir medidas de distanciamento social. Um bom sistema de comunicação pode ajudar. Novamente, tudo isso deve estar integrado ao seu sistema telefônico e disponível em um navegador da web.

4 – Gerenciar as comunicações de forma eficaz

Primeiro, você deseja fornecer as formas certas de comunicação. Em seguida, você precisará garantir que eles estejam funcionando conforme necessário. Embora alguns processos de negócios mudem, você ainda pode garantir que eles estão atingindo seus objetivos. Existem dois aspectos principais para isso:

• Relatórios: você tem acesso aos dados que mostram a eficácia de suas comunicações? Você deve ser capaz de obter boas visões gerais da atividade do ramal, duração das chamadas e conformidade com SLA, para citar alguns.
• Supervisão: Suas ferramentas de comunicação devem permitir que os gerentes tenham reuniões de status diárias remotas, façam ligações individuais ou enviem uma nota rápida a um membro da equipe.
• Treinamento: treinar novos agentes de call center durante um bloqueio de negócios pode ser um desafio. Com os recursos de call center da 3CX, os gerentes podem sussurrar, invadir e assumir conversas ou chats com agentes. Isso permitirá que você ajude novos membros da equipe e garantirá o melhor atendimento ao cliente.

5 – Mantenha os custos baixos – sem cortar os custos

Ter um pacote de comunicações superpotente que sua equipe pode usar em casa, parece ótimo. Mas, como todos os proprietários de empresas sabem, o custo pode ter um impacto significativo.

Aqui está uma surpresa. Você pode economizar dinheiro enquanto se prepara melhor para a segunda onda de COVID 19. Aqui estão os recursos que você precisa procurar:

• Taxas anuais fixas: as taxas mensais costumam ser atraentes no papel. Mas, ao longo do ano, a conta aumenta muito rapidamente. Ainda mais quando o seu negócio cresce. As taxas anuais fixas podem economizar centenas ou até milhares de dólares.
• Preço de chamadas simultâneas: pagar por chamada simultânea, em vez de por usuário, oferece economias significativas. Por exemplo, se você precisa de 50 extensões para sua pequena empresa, mas é improvável que use mais de 5 linhas de uma vez, essa estrutura de preços é muito mais atraente. Você só paga pelo uso de que realmente precisa.
• Escolhas diretas: algumas estruturas de preços são intencionalmente complexas. O preço parece bom para começar, mas aumenta rapidamente conforme você escolhe todos os complementos de que precisa. As edições simples para escolher sem taxas extras proporcionarão economias substanciais quando você compara os números finais.
• Escolha do tronco SIP: Escolher o tronco SIP que melhor atende às suas necessidades economizará em chamadas de longa distância e internacionais. Também permitirá que você configure vários números locais com custos mínimos. Um sistema PBX aberto lhe dará a flexibilidade de escolha.

Novamente, a melhor parte é que você não está abrindo caminho ou escolhendo entre os recursos de que precisa. Ao contrário, você está equipando melhor sua empresa para lidar com a COVID.

O que você tem a ganhar

A crise do COVID-19 é certamente um momento difícil. Mas há algumas vantagens para o seu negócio. O maior deles é que seus clientes verão seu compromisso com eles.
Outra, é que uma força de trabalho remota realmente traz benefícios reais e mensuráveis. Os especialistas identificaram os seguintes benefícios de ter membros da equipe trabalhando em casa:

• Economia de custos: os analistas estimam que os empregadores economizam U$ $ 22.000 por trabalhador remoto por ano.

• Maior produtividade: 65% dos funcionários remotos relataram maior produtividade em um trabalho remoto. Quase o mesmo número de gerentes concorda.

• Melhor para o ambiente: Redução pendulares e emissões.

• Melhor saúde e bem-estar da equipe: 55% dos trabalhadores acham que o não deslocamento reduz o estresse. 69% dos trabalhadores remotos em tempo integral ligam dizendo que estão doentes com menos frequência.

• Funcionários engajados: o trabalho remoto e a flexibilidade de trabalhar em casa proporcionam a muitos funcionários uma paixão renovada por seu trabalho. Ajuda-os a assumir a responsabilidade e a estar mais comprometidos.

A duração de um segundo período de quarentena não é algo que você possa controlar. Mas você pode controlar o impacto que isso tem em sua empresa.

COVID-19: Você está preparado para a segunda onda?

As considerações acima estão crescendo em importância a cada dia. A preparação para outra quarentena empresarial está se tornando uma realidade. Isso pode significar deixar os funcionários trabalharem em casa durante a segunda quarentena. Ou, pode significar uma transição para uma equipe distribuída em diferentes países, estados, cidades. Em qualquer dos casos, é melhor torná-lo uma oportunidade em vez de um obstáculo.

Prepare sua empresa para um segundo bloqueio e para o futuro!

Fonte: Redator Jacob Wall Blog do 3CX.